Деловая переписка

Рекламационное письмо – это документ, который содержит претензию контрагенту за невыполнение или ненадлежащее выполнение условий ранее заключенного соглашения. Как правило, претензии составляются по договорам купли-продажи или оказания услуг. Целью составления рекламации является возмещение убытков, замена некачественного товара, снижение цены, устранение дефектов и т.п. Документ является инструментом деловой переписки.

Целесообразность составления рекламационного письма возникает в следующих случаях:

Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий. Коммерческое письмо относится к информационным письмам. Текст документа должен быть составлен таким образом, чтобы заинтересовать потенциального контрагента и побудить его к заключению сделки.

Существует несколько правил, согласно которым составляется коммерческое письмо:

Письмо-инструкция (директивное письмо) – это документ, содержащий указания (разъяснения) руководства предприятия (организации), которые носят общий характер. Как правило, такие письма направляют управленческие муниципальные, а также государственные органы по вопросам налогов, отчетности, экологии и прочего. Письмо-инструкция также может направляться одной организацией в адрес другой, которая нуждается в разъяснениях по тому или иному вопросу. Все указания, изложенные в письме, подлежат обязательному выполнению подведомственными организациями.

Письмо-ответ на претензию – это документ, в котором содержится ответ на ранее полученную претензию. Письмо является видом деловой переписки и частью делопроизводства предприятия (организации). При составлении ответа на претензию следует учитывать несколько общих правил:

Письмо-претензия (рекламационное письмо) – это документ, относящийся к деловой переписке, который содержит информацию о причинах и сути претензии одной стороны договорных отношений к другой относительно исполнения обязательств согласно договорам, заключенным ранее. Целью составления письма-претензии является взыскание убытков, понесенных в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения условий договора. Письмо унифицированной формы не имеет, поэтому составляется на фирменном бланке организации (предприятия) или стандартном листе.

Письмо о смене реквизитов – это документ, необходимость составления которого вызвана внесением изменений в учредительные документы предприятия (организации). Письмо о смене реквизитов относится к деловой переписке и является частью внутреннего делопроизводства. Обязанность субъектов хозяйственной деятельности уведомлять контрагентов о смене реквизитов предусмотрена положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, поскольку они являются обязательным условием заключения всех видов договоров.

В письме о смене реквизитов отображается следующая информация:

Письмо-отзыв – это документ, содержащий информацию о профессиональных качествах сотрудника, который составляется предприятием (организацией), в котором он осуществляет свою профессиональную деятельность. Целью составления письма-отзыва, как правило, является изложение информации о положительных профессиональных качествах и достижениях сотрудника, а также практических навыках, приобретенных им в процессе работы.

Письмо-требование – это документ, относящийся к деловой переписке, который применяется в случае необходимости высказать требования по поводу исполнения обязательств, ранее взятых на себя адресатом. Письмо-требование составляется также в случае, когда необходимо довести получателю документа необходимость исправления нарушений данных ранее обязательств. В таких случаях письмо выступает инструментом досудебного разрешения споров между сторонами.

Письмо-подтверждение – это документ, относящийся к деловой переписке, благодаря которому подтверждается факт получения ранее отправленного письма физическому или юридическому лицу. Обычно письмо-подтверждение отправляется в случае, если адресату ранее была отправлена важная корреспонденция. Посредством письма-подтверждения отправитель может удостовериться в том, что эти документы получены адресатом в полном объеме.

Письмо-извинение – это документ, который отображает просьбу отправителя, направленную адресату о принятии извинений за причиненные им или по его вине неудобства, а также уведомление о мерах, которые будут приняты для их устранения.

Письмо-извинение не имеет единой для всех формы и составляется произвольно на фирменном бланке предприятия (организации) или стандартном листе формата А4. Однако, приступая, к написанию такого письма, следует учесть его структуру, принятую по негласным правилам. И так, письмо-извинение должно содержать: