Рекламационное письмо

Рекламационное письмо – это документ, который содержит претензию контрагенту за невыполнение или ненадлежащее выполнение условий ранее заключенного соглашения. Как правило, претензии составляются по договорам купли-продажи или оказания услуг. Целью составления рекламации является возмещение убытков, замена некачественного товара, снижение цены, устранение дефектов и т.п. Документ является инструментом деловой переписки.

Целесообразность составления рекламационного письма возникает в следующих случаях:

несоответствие качества поставленного товара условиям заключенного ранее договора, госстандартам или техническим условиям;
несоответствие количества товара условиям договора или транспортным документам;
изменение цены, которое не было согласовано сторонами ранее.

Следует отметить, что договора, заключенные между сторонами, должны содержать претензионный порядок разрешения споров. Рекламационное письмо должно содержать следующие реквизиты:

дата и регистрационный номер документа;
полное наименование организации, в адрес которой направляется письмо;
основание направления претензии – ссылка на документ, условия или пункты которого были нарушены. Обязательно следует указать его номер и дату. Претензия может быть выставлена на основании ранее заключенного договора, гарантийного письма, товарно-транспортной накладной, счета-фактуры и иных подобных документов;
суть претензии;
доказательство того, что стороне действительно был нанесен ущерб. Документами, доказывающими факт нарушения условий договора, являются: акт приемки товара, товарно-транспортная накладная, акт рекламации;
выдвигаемые требования.

Рекомендуемый объем рекламационного письма составляет не более 1,5 – 2 стандартных листов формата А4. Претензионное письмо целесообразно составлять в двух экземплярах. Как правило, срок рассмотрения претензии составляет не более одного месяца, по истечению которого, пострадавшая сторона, не получившая ответа на рекламацию, имеет право обратиться в Арбитражный суд для разрешения спора.