Письмо-извинение

Письмо-извинение – это документ, который отображает просьбу отправителя, направленную адресату о принятии извинений за причиненные им или по его вине неудобства, а также уведомление о мерах, которые будут приняты для их устранения.

Письмо-извинение не имеет единой для всех формы и составляется произвольно на фирменном бланке предприятия (организации) или стандартном листе формата А4. Однако, приступая, к написанию такого письма, следует учесть его структуру, принятую по негласным правилам. И так, письмо-извинение должно содержать:

• выражение сожаления по причине возникших неудобств. Эта информации должна быть представлена в наиболее убедительной форме с использованием фраз, выражающих искренность сожаления о результате совершенных действий;
• объяснение причин, по которым возникли данные неудобства. В этой части текста отправитель представляет свою точку зрения касательно причин, побудивших его совершить действия, в результате которых возникли неудобства;
• информация о мерах, которые будут или уже приняты для устранения возникших неудобств;
• выражение надежды на понимание со стороны адресата, а также дальнейшее сотрудничество.

Письмо-извинение может быть составлено как от руки, так и с помощью электронных носителей. Отправление документа осуществляется посредством электронной, обычной почты или факса. Отправка письма-извинения не предполагает обязательное получение письма-ответа, поскольку он может поступить и в устной форме.