Информационное письмо

Информационное письмо – это деловое письмо, носящее некоммерческий характер, целью составления которого является реклама, информирование, извещение о дальнейшем сотрудничестве, сроке действия договора, главных принципах деятельности компании, продукции, которую она производит и пр. Часто информационное письмо выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого продвигается продукция, привлекаются новые клиенты, увеличиваются объемы продаж. Также с помощью такого письма осуществляется ознакомление сотрудников с новостями деятельности организации (предприятия).

Информационное письмо не имеет единой формы и составляется на фирменном бланке компании. Его объем также не имеет каких-либо ограничений и может колебаться от одного абзаца до нескольких страниц. Информационные письма часто содержат предложения, рекомендации, а также дословно приводят положения нормативных правовых документов.

Составление информационного письма должно соответствовать правилам оформления делового письма. В зависимости от того, с какой целью составляется документ, можно выделить следующие его разновидности:

• письмо-сообщение об определенном событии (уведомление, извещение). Такой вид информационного письма может содержать ведомости о смене руководства, цен, реквизитов предприятия, проведении деловых переговоров и пр.;
• письмо-заявление – содержит информацию об определенных намерениях адресанта; письмо, подтверждающее получение товара со склада, перевод денежных средств, подписание документов, принятие заказа в обработку;
• письмо-напоминание – содержит напоминание контрагенту о своевременности выполнения договорных обязательств;
• рекламное информационное письмо – содержит информацию о продукции и услугах, а также о событиях в компании и ее деятельности.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, которое представляет информацию в развернутом виде, а также согласно положениям действующего законодательства. Как правило, информационные письма подписываются руководителем предприятия (организации), а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут быть вовсе без подписи или используется факсимиле.