Письмо-ответ

Письмо-ответ – это вид делового письма, который составляется в случае необходимости письменного ответа на ранее полученную инициативу (письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-извещение и т.п.). Письмо-ответ может быть составлено в форме письма-согласия и письма-отказа в результате принятия положительного или отрицательного решения соответственно.

В независимости от результата, при составлении письма-ответа следует придерживаться того же стиля, в котором написано письмо, на которое направляется ответ. В случае составление письма-отказа, отправитель должен максимально четко объяснить его причину.

Письмо-ответ с положительным решением (письмо-согласие) должно содержать всю необходимую информацию, о которой просит адресат. Письмо-ответ оформляется на стандартном листе или фирменном бланке предприятия организации). Как правило, документ имеет следующую структуру:

• в шапке письма указывается полное наименование предприятия (организации) или фамилия, имя, отчество лица, которое направляет ответ;
• дата составления и регистрационный номер письма-ответа, а также инициативного письма;
• обращение. Может быть общим, например «Уважаемые господа!» или конкретным («Уважаемый _____________________!»;
• текст письма с обоснованием причин отказа или выражением согласия;
• подпись руководящего лица ответчика с указание его должности, фамилии, имени, отчества.

Если письмо-ответ содержит некую документацию в качестве приложения, то оно должно быть подписано также главным бухгалтером предприятия (организации).