Письмо о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов – это документ, необходимость составления которого вызвана внесением изменений в учредительные документы предприятия (организации). Письмо о смене реквизитов относится к деловой переписке и является частью внутреннего делопроизводства. Обязанность субъектов хозяйственной деятельности уведомлять контрагентов о смене реквизитов предусмотрена положениями Гражданского кодекса Российской Федерации, поскольку они являются обязательным условием заключения всех видов договоров.

В письме о смене реквизитов отображается следующая информация:

• наименование адресата согласно учредительным документам;
• имя, фамилия, отчество, должность лица, которому непосредственно адресован документ;
• старый и новый юридический адрес отправителя;
• текст письма, в котором адресат информируется о смене реквизитов, а также о ее причинах. Как правило, реквизиты субъекта меняются в случае смены места нахождения;
• планируемая дата отправки дополнительного соглашения к уже существующему договору, в котором будут указаны новые реквизиты;
• дата составления письма о смене реквизитов;
• подпись лица, составившего документ.

В тексте письма следует отметить, что смена реквизитов никоим образом не повлияет на права и обязанности сторон, а также иные положения ранее заключенных соглашений. Также стоит уточнить дату, начиная с которой старые реквизиты будут недействительны. Эта информация уменьшает риск возникновения разногласий между сторонами в будущем.

Письмо о смене реквизитов единой формы не имеет, поэтому составляется на фирменном бланке предприятия в произвольной форме в письменном или электронном виде. Письмо отправляется обычной, электронной почтой или факсом. В первом случае желательна отправка документа с пометкой о получении. Письмо о смене реквизитов составляется в количестве экземпляров, равном количеству контрагентов предприятия (организации) и, в отличии от других деловых писем, например письма-отзыва, должно быть заверено юридически.