Деловая переписка

Деловая переписка является одной из форм делового этикета и средством делового общения. Деловые письма также играют немаловажную роль при поддержании или прекращении деловых отношений контрагентов. Правильно составленное деловое письмо создает позитивный имидж компании.

Деловые письма составляются на фирменном бланке организации или стандартном листе формата А4, хотя более предпочтительным является первый вариант. Оформление фирменного бланка должно быть закреплено приказом организации или положениями инструкции по делопроизводству. Стиль, используемый при написании письма – официально-деловой – документ должен быть составлен кратко, ясно, с использованием шаблонных фраз, а также соответствовать нормам этикета. В одном письме стоит оформлять обращение по одному вопросу или нескольким взаимосвязанным. По правилам делового этикета, отвечать следует на все письма, кроме присланных для сведения. Отсутствие ответа в течение 7 календарных дней расценивается как отказ.

Текст письма должен быть написан грамотно, без эмоциональной окраски и лишних подробностей, не имеющих отношения к вопросу. Лицо, составляющее деловое письмо, должно четко представлять какова цель этого документа. Посредством деловых писем субъекты хозяйственной деятельности и физические лица, выражают обращение, просьбу, напоминание, претензию, отказ, указание, заключительные слова. Для каждого отдельно взятого случая предусмотрены отдельные формы писем, а также общие правила их составления:

Какая бы цель не преследовалась в процессе деловой переписки – будь то обращение к существующим или потенциальным партнерам, клиентам, сослуживцам и в какой ситуации не происходила бы она, всегда нужно помнить, что деловое письмо – это визитная карточка организации, оно формирует представление контрагента об отправителе как о деловом субъекте.