Письмо-претензия

Письмо-претензия (рекламационное письмо) – это документ, относящийся к деловой переписке, который содержит информацию о причинах и сути претензии одной стороны договорных отношений к другой относительно исполнения обязательств согласно договорам, заключенным ранее. Целью составления письма-претензии является взыскание убытков, понесенных в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения условий договора. Письмо унифицированной формы не имеет, поэтому составляется на фирменном бланке организации (предприятия) или стандартном листе.

Обязательной информацией, которая должна быть отображена в письме-претензии, является:

  • заголовок. В нем отображается ссылка на заключенный ранее договор, обязательства по которому были не выполнены или выполнены ненадлежащим образом;
  • полное наименование организации-адресата, адрес ее местоположения;
  • документы, послужившие основанием для составления письма;
  • доказательство нарушения обязательств по договору со ссылками на подтверждающие документы;
  • перечень требований, выдвигаемых отправителем. Как правило, такими требованиями являются: замена товара ненадлежащего качества, уменьшение его стоимости, возмещение убытков, расторжение договора и т.п.

Отправлять претензию следует заказным письмом с уведомлением о вручении. К письму следует прикрепить копии документов, подтверждающих обоснованность требований. К таким документам относятся:

  • акт экспертизы товара;
  • рекламационный акт;
  • акт несоответствия товара по количеству и качеству;
  • транспортные документы.

Упоминание о том, что в качестве приложения к письму выступают подтверждающие документы, обязательно. Во избежание споров между сторонами, которые влекут за собой составление писем-претензий, следует составить вспомогательный документ – гарантийное письмо об оплате, которое может защитить обе стороны договорных отношений от недоразумений, связанных с исполнением обязательств согласно договору.

AttachmentSize
Скачать образец письма-претензии28.5 KB