Коммерческое письмо

Коммерческое письмо – это документ, относящийся к деловой переписке организации, составляющийся, преимущественно, в процессе заключения соглашений, а также последующего выполнения их условий. Коммерческое письмо относится к информационным письмам. Текст документа должен быть составлен таким образом, чтобы заинтересовать потенциального контрагента и побудить его к заключению сделки.

Существует несколько правил, согласно которым составляется коммерческое письмо:

• заголовок письма должен быть таким, чтобы побудить лицо, которому оно адресовано, прочесть текст до конца;
• в тексте документа не должно быть слишком длинного вступления, повествующего о тенденциях сегмента рынка, в котором осуществляет свою деятельность отправитель. Целесообразно сразу перейти к сути вопроса;
• текст коммерческого письма не должен содержать профессиональных терминов, а также фраз и слов, которые могут быть понятны только узкому кругу лиц;
• письмо также должно содержать ряд преимуществ предлагаемого товара или услуги по сравнению с аналогами, выпускаемыми конкурентами, а также описание позитивных сторон деятельности организации, которые дают возможность их достижения.

Унифицированной формы составления коммерческих писем не существует, поэтому их составляют на фирменном бланке предприятия (организации) или стандартном листе формата А4. Что касается объема информации, то рекомендованная его величина не должна превышать стандартный лист. Рекомендация по поводу объема коммерческого письма обоснована тем, что, в противном случае, адресат может просто не дочитать документ. Коммерческое письмо составляется в таком количестве экземпляров, которое равное количеству лиц или организаций, которым планируется направить документ.