Письмо-напоминание

Письмо-напоминание – это документ, относящийся к деловой переписке и являющий собой напоминание адресату о данных им ранее обязательствах. Как правило, речь идет об обязательствах, срок выполнения которых должен наступить в ближайшем будущем или уже прошел. Письмо-напоминание также может быть составлено в случае, если не последовал ответ на письмо, отправленное ранее, а также тогда, когда сторонам не удается прийти к общему решению в результате переговоров. В последнем случае письмо-напоминание может носить характер письма-просьбы.

Единой формы письмо-напоминание не имеет, его составляют на фирменном бланке предприятия (организации) или стандартном листе формата А4 за подписью руководителя организации. Письмо-напоминание, как правило, имеет такую структуру:

в нем должны быть указаны ссылки на официальные документы, подписанные сторонами ранее, в которых содержится информация касательно данных адресатом обязательств. Эта информация является основой предъявления данного документа;
просьба о выполнении условии заключенного ранее договора;
упоминание о действиях, которые будут предприняты в случае невыполнения этих обязательств. Эта информация указывается в случае необходимости.

Как правило, текст письма-напоминания начинается со следующих шаблонных фраз:

Обращаем Ваше внимание на…;
Ставим Вас в известность…;
Напоминаем Вам…;
Считаем необходимым уведомить Вас…;
Требуем от Вас…;
Убедительно/настоятельно просим…;
Мы настаиваем…

Если адресат не предпринимает каких-либо действий по поводу исполнения взятых на себя обязательств и не реагирует на письмо-напоминание, ему направляется письмо-предупреждение, в котором в более жесткой форме указываются санкции, которые будут применены к нему в случае их неисполнения.