Письмо-ответ на претензию

Письмо-ответ на претензию – это документ, в котором содержится ответ на ранее полученную претензию. Письмо является видом деловой переписки и частью делопроизводства предприятия (организации). При составлении ответа на претензию следует учитывать несколько общих правил:

срок ответа на претензию. В договоре, который был заключен между сторонами ранее, должен быть прописан пункт, в котором определяются сроки для рассмотрения претензии и дачи ответа на нее в письменном виде;
ответ на претензию, как и саму претензию, следует отправлять заказным письмом с уведомлением или телеграммой;
если ответ на претензию не направлен в течение срока, предусмотренного договором, сторона, направившая ее, имеет полное право обратиться в Арбитражный суд для разрешения спора.

Обязательной информацией, которую должен содержать ответ на претензию, является:

полное наименование предприятия, которое дает ответ на полученную ранее претензию;
реквизиты и контактные данные отправителя;
наименование, адрес, а также фамилия, имя, отчество, должность ответственного лица адресата;
текст письма, в котором излагается решение относительно выдвинутой претензии;
дата составления документа;
подпись отправителя.

В случае, если ответ на претензию неудовлетворителен, к письму должны быть приложены документы, которые этот отказ обосновывают.