Письмо-претензия

Письмо-претензия (рекламационное письмо) – это документ, относящийся к деловой переписке, который содержит информацию о причинах и сути претензии одной стороны договорных отношений к другой относительно исполнения обязательств согласно договорам, заключенным ранее. Целью составления письма-претензии является взыскание убытков, понесенных в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения условий договора. Письмо унифицированной формы не имеет, поэтому составляется на фирменном бланке организации (предприятия) или стандартном листе.

Обязательной информацией, которая должна быть отображена в письме-претензии, является:

• заголовок. В нем отображается ссылка на заключенный ранее договор, обязательства по которому были не выполнены или выполнены ненадлежащим образом;
• полное наименование организации-адресата, адрес ее местоположения;
• документы, послужившие основанием для составления письма;
• доказательство нарушения обязательств по договору со ссылками на подтверждающие документы;
• перечень требований, выдвигаемых отправителем. Как правило, такими требованиями являются: замена товара ненадлежащего качества, уменьшение его стоимости, возмещение убытков, расторжение договора и т.п.

Отправлять претензию следует заказным письмом с уведомлением о вручении. К письму следует прикрепить копии документов, подтверждающих обоснованность требований. К таким документам относятся:

• акт экспертизы товара;
• рекламационный акт;
• акт несоответствия товара по количеству и качеству;
• транспортные документы.

Упоминание о том, что в качестве приложения к письму выступают подтверждающие документы, обязательно. Во избежание споров между сторонами, которые влекут за собой составление писем-претензий, следует составить вспомогательный документ – гарантийное письмо об оплате, которое может защитить обе стороны договорных отношений от недоразумений, связанных с исполнением обязательств согласно договору.