Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – это документ, относящийся к деловой переписке, благодаря которому подтверждается факт получения ранее отправленного письма физическому или юридическому лицу. Обычно письмо-подтверждение отправляется в случае, если адресату ранее была отправлена важная корреспонденция. Посредством письма-подтверждения отправитель может удостовериться в том, что эти документы получены адресатом в полном объеме.

В случае необходимости письмо-подтверждение может содержать некую информацию, которая касается темы, раскрытой в отправленном ранее письме. Такой информацией могут некоторые данные, в подтверждении которых нуждается отправитель, а также подтверждение факта получения письма с последующей корректировкой данных. Ключевыми фразами, применяемыми при написании письма-подтверждения, являются, например:

• Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…;
• Подтверждаем намерение…;
• Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Письмо-подтверждение унифицированной формы составления не имеет, его оформляют на фирменном бланке предприятия (организации) или стандартном листе форма А4. Оформление на фирменном бланке используется чаще. В письме часто высказываются пожелания адресату по поводу дальнейшего сотрудничества, просьба или предложение. Просьба или предложение, изложенные в письме-подтверждении, могут носить личный характер, например как ответ на письмо-извинение. Следует также отметить, что отправление письма-подтверждения – это знак выражения глубоко уважения к контрагенту.