Письмо-извещение

Письмо-извещение – это документ, который составляется в случае необходимости информирования организации (предприятия), учреждения, их структурных подразделений, а также физических лиц о проведении общественных мероприятий. Такими мероприятиями могут быть семинары, тренинги, конференции, выставки, совещания и т.п.

Главной целью составления письма-извещения является привлечение проинформированных субъектов к планируемому событию, поэтому письмо, как правило, рассылается широкому кругу потенциальных участников. Исходя из характера планируемого мероприятия, письмо-извещение может иметь приложения (например, анкету участника, карточку участника, программу мероприятия и другие материалы информативного характера).

Как и письмо-запрос, письмо-извещение не имеет унифицированной формы и составляется на фирменном бланке организации или стандартном листе формата А4. Обязательными данными, которые должны быть отображены в письме, являются:

• полное наименование организации, а также справочные данные о ней;
• код организации, основной государственный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
• дата составления письма и его регистрационный номер;
• заголовок к тексту (в случае если письмо составляется не на фирменном бланке);
• подпись руководителя и отметка об исполнителе.

Если мероприятие проводится несколькими организациями одновременно, письмо содержит подписи всех руководителей. Перед тем как составить письмо-извещение, руководитель организации обязан утвердить список лиц и организаций, которым оно будет направлено. Ответственным лицом за составление письма-извещения является сотрудник отдела кадров предприятия.