Письмо-запрос

Письмо-запрос – это документ, который составляется при необходимости получения официальной информации или документов должностным лицом предприятия (организации) для их дальнейшего использования в служебных целях. Письмо-запрос является инструментом деловой переписки.

Наиболее важным условием составления письма является четкое обоснование необходимости получения запрашиваемой информации или документов. Обоснование также стоит подтвердить ссылками на пункты действующего законодательства, согласно которым эти данные или документы подлежат запросу. Если запрос не обоснован, адресат вправе отказать в предоставлении информации.

Унифицированной формы письма-запроса не существует, поэтому его составляют с использованием фирменного бланка предприятия (организации) или стандартного листа формата А4. Структура письма-запроса состоит из пунктов, обязательных для всех деловых писем, а именно:

• реквизиты отправителя и адресата;
• дата составления документа и его исходящий номер. В случае если письмо-запрос является письмом-ответом, необходимо указать номер и дату документа, ответом на который оно является;
• заголовок документа;
• обращение;
• цель письма и суть вопроса;
• выражение надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• подпись должностного лица отправителя.

Отправление письма-запроса стоит осуществлять с отметкой о получении. Письмо-запрос, по своей сути, предполагает ответ на него. Отказ на письмо-запрос также как и сам документ, должен быть обоснован.