Деловое письмо

Деловое письмо – это документ, составление которого осуществляется при необходимости письменной передачи важной информации одного лица другому. Деловое письмо является инструментом решения важных внутренних вопросов юридических и физических лиц. Деловое письмо является также составляющей внутреннего документооборота предприятия (организации).

Единой утвержденной формы делового письма не существует, однако есть некоторые обязательные требования к его составлению. Так, документ должен быть составлен на фирменном бланке предприятия (организации) и, не зависимо от его содержания, иметь регистрационный номер, проставленный уполномоченным сотрудником кадрового отдела. Ответ, поступивший на отправленное письмо также должен иметь регистрационный номер с целью удобства хранения деловых писем. Обязательными реквизитами делового письма являются следующие:

• полное наименование предприятия (организации) согласно учредительным документам;
• адрес, электронный адрес, контактные телефоны/факсы.

Текст делового письма должен быть написан одним шрифтом (как правило, используют размер шрифта 12). Деловые письма, содержащие поздравления, можно оформить разными шрифтами с целью привлечения внимания к тексту. В случае если количество страниц письма более одной, необходимо пронумеровать их. Это делается с целью облегчения поиска информации, указанной в ссылках. Нумерацию страниц проставляют в нижнем правом углу страницы.

В деловом письме должна быть указана информация об исполнителе, которым, как правило, является лицо, ответственное за выполнения задач, поставленных организацией-отправителем. Эта информация должна отображать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, номера телефонов и электронный адрес исполнителя. Если к деловому письму прикреплены иные документы в качестве приложений, ссылки на них должны быть отображены в тексте письма.